Onboarding digital: tudo sobre integrar colaboradores remotamente

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Onboarding Digital

Integrar novos colaboradores dentro da empresa, adaptá-los à cultura organizacional e garantir um treinamento eficaz é um desafio presente na vida de toda equipe de RH. E com todas as mudanças organizacionais causadas pela adaptação ao home office, a integração dos novos colaboradores precisou se adaptar também. Portanto, o onboarding digital chegou para ficar, e não há quem possa dizer o contrário.

Transmitir os valores presentes na cultura organizacional, alinhar as expectativas, cumprir períodos de aprendizagem e integrar o novo colaborador na equipe são as principais partes em uma integração. Por isso, preparamos um texto completo que vai te ajudar a ter sucesso em todas as partes do onboarding digital.

O que é onboarding?

O onboarding é a integração de um novo colaborador na empresa, é o momento em que ele é apresentado à estrutura (física ou digital) da empresa e às suas funções. É um período de adaptação no qual o profissional vai se familiarizar com o ambiente e com a nova equipe.

O onboarding é importante para reduzir o tempo que o novo colaborador vai levar para atingir seu máximo potencial na empresa. Além disso, aumenta a satisfação do colaborador, a chamada employee experience.

Conheça o guia completo para aplicar a employee experience na sua empresa:

É muito comum que esse processo não seja feito apenas pelo setor de gestão de pessoas, mas em conjunto com os líderes de cada setor. Assim, o novo colaborador se sente acolhido pela empresa, não apenas pelo RH.

É importante lembrar que não existe um tempo específico de início e fim do onboarding. Em algumas empresas ele dura algumas semanas, em outras, alguns dias, isso depende de diversos fatores organizacionais.

O que é onboarding digital?

O onboarding digital é quando todo o processo de introdução do colaborador às rotinas e à estrutura da empresa ocorre virtualmente. Para isso, a gestão de pessoas utiliza plataformas EAD para realizar os primeiros treinamentos do novo colaborador.

Por conta da pandemia da COVID-19 e o isolamento social, o onboarding presencial foi suspenso temporariamente em diversas empresas, as quais tiveram que se adaptar para torná-lo digital.

E, embora atualmente muitas organizações já tenham voltado com o onboarding presencial, muitas outras perceberam que o modelo digital também é viável e pretendem manter a integração online por mais tempo.

No fim, o onboarding digital se tornou mais uma possibilidade de integrar colaboradores, e que não deixa de trazer muitas vantagens.

Quer aprender a fazer onboarding digital na sua empresa? Então nos acompanhe no próximo tópico que separamos um passo a passo bem prático para você!

Você sabe exatamente quanto custa para a sua empresa integrar um novo colaborador às suas funções? Descubra com a calculadora de integração!

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Leia também: o que é programa de integração e como aplicar na sua empresa

Agora que você já conheceu o conceito de onboarding, vamos entender como fazê-lo digitalmente!

Como fazer um onboarding digital?

O onboarding não começa no primeiro dia do colaborador sendo apresentado à empresa, mas sim logo depois do processo de seleção. Por isso, dividimos o onboarding em três partes. Vamos lá?

Antes do onboarding

Escolha uma plataforma EAD

Utilizar uma plataforma EAD no onboarding digital é indispensável! Essa ferramenta possui os recursos específicos para realizar cursos e treinamentos corporativos online, como o onboarding.

Com uma plataforma EAD, o RH ganha velocidade nas integrações, porque não precisa repetir o mesmo processo diversas vezes, basta colocar uma trilha de aprendizado dentro da ferramenta e dar acesso aos novos colaboradores.

Plataformas EAD permitem que você otimize o onboarding digital por meio de:

Onboarding digital e plataforma EAD

Avaliações de compreensão

Não é necessário fazer correções manuais, pois a própria plataforma exibe os resultados após o colaborador concluir os treinamentos.

Controle de desempenho

É possível saber quem está fazendo o treinamento, a porcentagem de fases concluídas, o desempenho em cada uma delas e muito mais.

Controle dos treinamentos

A plataforma EAD dispõe de gráficos de desempenho para cada atividade específica, como a quantidade de colaboradores que já realizaram o treinamento de integração, a porcentagem de acerto em cada etapa, quantos certificados já foram emitidos etc.

Gamificação

A gamificação ajuda a manter os colaboradores engajados e os incentiva a realizar os treinamentos, pois inclui elementos de jogos dentro da aplicação, como a atribuição de missões, ranking de colaboradores, trabalhos em equipe etc.

Jogos corporativos webinar cta

Monte o cronograma

O cronograma serve para manter empresa e colaborador alinhados. Ele precisa conter o caminho de aprendizado que precisa ser trilhado, em quais dias irá acontecer e qual o tempo previsto.

O cronograma também precisa ser compartilhado com o novo colaborador, assim ajuda a alinhar as expectativas do colaborador com a empresa e ele saberá de antemão como serão seus primeiros dias no novo trabalho.

Engaje por e-mail

Explique o processo de integração por e-mail. Assim, os recém-chegados saberão como funcionará as dinâmicas e poderão se preparar para todo o onboarding. Algumas dicas para essa etapa:

  • Envie uma mensagem amigável, afinal todos gostamos de uma boa receptividade!
  • Seja objetivo! Dê informações concretas e explique o passo a passo do onboarding.
  • Crie títulos chamativos para fazê-lo se interessar pela recepção!
  • Envie vídeos que mostrem a vivência e cultura da empresa.

Ofereça um welcome kit

Envie o kit de boas-vindas para o colaborador com antecedência, para que no primeiro dia, ele já tenha tudo o que precisa. O que deve conter no kit:

  • Mensagem de boas-vindas;
  • Presentes e mimos como mochila, caneta, copo etc;
  • Equipamentos necessários para o trabalho;
  • Guias e manuais com informações essenciais: manual do colaborador, formulários, senhas de acesso etc.

Definição do facilitador

Defina um colaborador mais experiente para guiar o novo colaborador nas primeiras semanas, treiná-lo, tirar dúvidas e auxiliá-lo nas atividades.

Durante o onboarding

Fazer chamadas de vídeo

As calls são essenciais para o colaborador se sentir mais próximo da empresa e da sua equipe, diminuindo as barreiras da distância física. Apresente o profissional aos seus colegas de trabalho e ao ambiente virtual da empresa.

Apresentar os valores da empresa

Separe um momento do onboarding para apresentar a história, a cultura, os valores e a missão da empresa. Não esqueça de reforçar as informações que o colaborador recebeu no welcome kit e tire todas as dúvidas dele.

Primeiros treinamentos

Durante o onboarding, o colaborador precisará aprender a desempenhar sua função de acordo com o modelo da empresa. Os treinamentos servem para isso, e no onboarding digital o mais comum é utilizar uma plataforma EAD para isso.

Determinar os indicadores de qualidade

No onboarding digital, os indicadores podem auxiliar a medir o desempenho dos colaboradores, como um teste final para avaliar se a integração ocorreu da melhor maneira possível.

É interessante propor uma dinâmica ao final do processo para mensurar o quanto o novo colaborador captou, pois isso torna mais fácil a percepção do que foi bem explicado e do que não foi compreendido.

Depois do onboarding

Depois que o onboarding foi feito, é preciso avaliar como foi a experiência para todas as pessoas envolvidas. Isso é muito importante para que a empresa amadureça o processo, melhorando aos poucos. Algumas ações para conseguir isso são:

Documentar o processo

Com a documentação, a empresa tem noção das partes positivas e negativas de todo onboarding que já foi feito, servindo para modificar e aprimorar o que for necessário.

Receber feedbacks

Peça feedbacks de forma nominal ou anônima, para medir a satisfação e o nível de aprendizado do novo colaborador durante o processo. É importante deixar claro que as informações ficam exclusivamente dentro do setor de RH.

NPS de onboarding

O NPS (Net Promoter Score) é um indicador utilizado para mensurar o grau de satisfação dos clientes de uma empresa. Mas também pode ser utilizado para calcular a satisfação do colaborador no onboarding.

Por meio de uma pergunta simples “de 0 a 10, o quanto você recomendaria o onboarding X a um amigo ou colega?”, você terá uma noção de como foi a experiência do onboarding digital para o colaborador.

Gostou das dicas? Baixe nossa kit para processo de integração de colaborador e comece a utilizar agora mesmo junto com seu treinamento de integração.

KIT Integração novos colaboradores

Agora que você já sabe como fazer um onboarding digital excepcional, vamos te mostrar os 5 erros que não podem ser cometidos de jeito nenhum!

5 erros que não podem ser cometidos durante o onboarding digital

Para que o onboarding digital ocorra da melhor maneira possível, nunca, em hipótese alguma, cometa esses erros:

5 erros do onboarding digital

E aí, gostou das nossas dicas de como fazer e do que não fazer em um onboarding digital? Pode parecer difícil se adaptar a esse método, mas podemos te garantir que ele é eficiente e prático!

Quer saber como acelerar e engajar mais ainda os novos colaboradores? Então assista ao nosso webinar gratuito para tornar o seu onboarding digital perfeito!

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