O que é uma Plataforma LMS e como ela pode ser aplicada em uma organização

Uma plataforma LMS ou Learning Management System (Sistema de Gestão de Aprendizagem) é uma plataforma de ensino online utilizada para venda de cursos ou para aplicar treinamentos EAD com colaboradores, reduzindo custos e otimizando tempo.

Um sistema LMS contém todas as ferramentas necessárias para que um instrutor consiga desenvolver e disponibilizar seus conteúdos na internet, bem como fazer o acompanhamento dos alunos e emitir certificados.

A primeira plataforma LMS foi desenvolvida em 1998 e, desde então, várias outras surgiram com novos recursos para atender às necessidades do mercado. Atualmente, a maioria das plataformas funciona no modelo SaaS (Software as a Service), ou seja, na nuvem. O maior benefício desse modelo é a eliminação da necessidade de instalação e manutenção de um sistema que ficaria hospedado em um servidor local. Na nuvem, as atualizações ficam a cargo do próprio desenvolvedor do software.

Principais funcionalidades de uma plataforma LMS

1. Controle de desempenho

Quando falamos de processos avaliativos presenciais, devemos levar em conta que pode haver demora e complexidade envolvidos. Isso porque, além de ter que aplicar as avaliações, o instrutor precisa corrigi-las manualmente, além de, muitas vezes, precisar realizar viagens ou usar muitas ferramentas alternativas (e-mail, telefone, ferramentas de videoconferência, planilhas, documentos do Word, etc).

Quando falamos de processos avaliativos em uma plataforma LMS, a situação é outra. Nela, tudo fica hospedado em um único sistema e o aluno recebe um feedback na hora. Além disso, o instrutor pode verificar, de forma centralizada, o desempenho, a porcentagem de acertos e quais foram os erros de cada usuário, assim como a média geral de um grupo de pessoas.

Isso garante um maior controle sobre a aprendizagem, para que sempre seja possível mensurar os resultados do treinamento em tempo real e, assim, ter dados que comprovem resultados e que permitam realizar melhorias no ensino, eventualmente.

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2. Hospedagem de conteúdos

Em uma plataforma LMS é possível hospedar os mais diversos formatos de conteúdo, como:

  • Vídeos (incluindo vídeos do YouTube);
  • PDFs;
  • Power Points;
  • Questionários;
  • Planilhas;
  • Infográficos;
  • E muito mais.

Assim, com essa diversidade de conteúdo, adquirir um novo conhecimento fica bem mais divertido.

3. Fórum de discussão

A discussão é parte importante do processo de aprendizagem, e isso não é deixado de lado em uma plataforma LMS. Isso porque esse tipo de plataforma costuma incluir um fórum, onde é possível tirar dúvidas e conversar com outras pessoas que estão realizando o mesmo treinamento, fóruns esses que podem ser mediados pelo próprio instrutor ou gestor.

4. Emissão automática de certificados

Uma plataforma LMS é capaz de emitir certificados automáticos sempre que um novo aprendizado for concluído. Assim é possível saber quantos certificados já foram emitidos e quais treinamentos o aluno concluiu.

Todas essas funcionalidades descritas acima podem ser aproveitadas tanto por quem deseja adquirir uma plataforma LMS para venda de cursos online quanto para treinamento corporativo, mas, no caso dos treinamentos, esse tipo de software possui uma aplicação bem especial. Acompanhe para saber qual é.

Utilização de uma plataforma LMS para treinamentos corporativos

No contexto corporativo, a utilização de plataformas LMS é cada vez mais comum. Isso se deve ao fato de que diversas vantagens podem ser experimentadas com ela, entre elas a redução de custos, otimização de tempo e a melhoria de diversos processos, como:

Integração de novos colaboradores

A integração é o momento de engajar o indivíduo nos objetivos do negócio e, para isso, é preciso que o processo seja claro e acolhedor.

Quando há a entrada de um novo colaborador na empresa é necessário posicioná-lo em sintonia com o ritmo da organização e do time, caso contrário pode haver deficiência na produtividade ou problemas no clima organizacional. Com uma plataforma LMS você pode selecionar o conteúdo relevante a ser apresentado para os novos integrantes. Assim, cada um deles pode acessá-lo no dia lhe for mais conveniente, sem a necessidade de formação de turmas ou mesmo de um instrutor ter que repetir o mesmo treinamento inúmeras vezes, por exemplo. Além disso, é possível fazer uma avaliação no momento seguinte, para comprovar que o colaborador realmente acompanhou todo o conteúdo.

Treinamento para equipes

É importantíssimo investir em treinamento para os seus colaboradores para que eles saibam realizar as atividades e processos de maneira correta e otimizada. O problema é que, muitas vezes, esses treinamentos demandam longo tempo, deslocamentos e, logicamente, grandes investimentos. Adotar uma plataforma LMS permite que o colaborador tenha a autonomia para decidir qual o melhor horário para aprender, encontrando brechas na sua jornada de trabalho. Não é sequer necessário, por exemplo, que o instrutor se desloque ou retome assuntos já abordados, já que todos os conteúdos podem ser disponibilizados online. Além disso, é possível fazer uma gestão completa da performance dos colaboradores, atribuindo trilhas de aprendizagem para que os profissionais atinjam as competências desejadas. Ou seja, é possível reduzir o tempo investido e também otimizar o processo como um todo. Se quiser saber mais sobre, leia nosso post Treinamento de equipe: Dicas para colocar em prática já.

Capacitação de clientes

Se o seu produto tem uma forma de uso complexa (como equipamentos industriais) ou demanda algum tipo de montagem (como no caso de móveis), você pode criar um “manual de instruções online” por meio de uma plataforma LMS. É possível, por exemplo, usar de vídeos e textos para mostrar um passo a passo para montar o equipamento ou os cuidados que é preciso ter na hora de usar o produto. Como tudo é online, fica fácil atualizar essas informações conforme saírem novos recursos ou funcionalidades nos produtos. Os benefícios são: menos reclamações por erros do próprio usuário, clientes mais satisfeitos com o seu produto e um relacionamento mais próximo com eles.

Como escolher e implantar uma plataforma LMS

Para usufruir de todos os benefícios de uma plataforma LMS, é preciso escolher a ferramenta certa. Ela precisa se adaptar ao seu modelo de negócio, ter uma boa usabilidade, ser fácil para os colaboradores e completa para os gestores.

(1) Levantar os requisitos

Primeiro de tudo, é importante analisar o ambiente da sua empresa e verificar quais as particularidades dele. Alguns exemplos:

  • A empresa precisa de uma plataforma que seja acessível no smartphone, pois a equipe de vendas não costuma utilizar computadores;
  • A empresa precisa de níveis de permissão diferente, pois nem todo mundo poderá acessar tudo;
  • A empresa tem muitos colaboradores e o número cresce constantemente, então, é importante tem um número ilimitado de alunos, por segurança.

Com os requisitos mapeados, é interessante definir o que é mais importante e o que é opcional. Assim, na hora de buscar um LMS, as ferramentas que não cumprirem o que é obrigatório poderão ser descartadas sem despender muito tempo.

Uma boa forma de organizar isso é criar uma planilha, em que cada linha é um requisito e cada coluna é uma plataforma LMS diferente. Com isso, você vai marcando um “X” sempre que a plataforma analisada cumprir determinado requisito.

(2) Buscar potenciais fornecedores

Nessa etapa, não tem segredo. O Google será seu maior aliado na hora de buscar as ferramentas. Vale também pedir indicações de amigos e conhecidos que já utilizam alguma plataforma e que estão satisfeitos com ela.

Na hora de avaliar um fornecedor, além de observar os requisitos que você levantou, é importante analisar se a empresa é de confiança ou não, observando se ela tem um portfólio de clientes, por exemplo.

Também é importante verificar se a ferramenta é segura contra invasões e se ela oferece suporte em caso de bugs ou problemas no uso.

Alguns pontos para avaliar:

  • A empresa possui CNPJ e endereço físico;
  • Há suporte por telefone, e-mail, chat, ou qualquer outro canal de comunicação;
  • A ferramenta possui o “cadeado” na URL (certificado SSL);

(3) Testar ou solicitar uma prévia

A maior parte dos fornecedores oferece um vislumbre da ferramenta antes de você contratar. Algumas, como o Twygo, oferecem tanto um teste gratuito como uma demonstração ao vivo com um consultor.

Essa etapa é uma das mais importantes, pois é nela que você consegue visualizar como operar a ferramenta e se ela atende ou não aos requisitos de forma satisfatória.

Depois disso, você pode solicitar uma proposta, escolher a que melhor atende sua empresa e, então, fazer a contratação de fato.

Após a contratação, sua organização passará por uma etapa de implantação e, no caso do Twygo, é possível contratar uma consultoria para ajudar no processo de adaptação.

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