Muitos tipos de projetos surgem no dia a dia de uma organização. Um novo programa de treinamentos, a instalação de um novo sistema, a implantação de uma nova estratégia, etc. Para conduzi-los com maestria e garantir seu sucesso, é indispensável usar boas ferramentas de gestão de projetos.
Nesse texto, listamos as ferramentas mais reconhecidas do mercado para que você possa selecionar o melhor fornecedor para a sua empresa. Vamos conferir?
Melhores ferramentas de gestão de projetos
1- Artia
O Artia é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais completas do mercado. O legal dessa plataforma é que ela une todos os recursos necessários para a boa gestão um único lugar e de forma integrada. Isso inclui Kanban, Gráfico de Gantt, apontamento de horas, cronograma de marcos, ferramentas para controle financeiro, e diversas outras funcionalidades.
Como se não bastasse, o Artia ainda gera automaticamente painéis de indicadores sobre as operações, para que você possa mensurar os resultados. Há uma versão gratuita com algumas limitações, mas planos pagos estão disponíveis para contemplar a necessidade de negócios maiores. Vale muito a pena testar. No Twygo, usamos e recomendamos o Artia.
2- Hibox
Hibox é uma plataforma de gestão de projetos mais focada em comunicação. Ela oferece opções de videochamada, chat em grupo e individual, compartilhamento de arquivos e notificações via e-mail.
Assim, quando uma tarefa sofre algum tipo de alteração, os envolvidos são notificados, evitando desalinhamento de informações entre os membros da equipe.
3- Slack
O Slack é um software que ajuda a centralizar a comunicação dos projetos em uma única ferramenta. A base do funcionamento dele está na criação de canais, pelos quais você pode iniciar chats e compartilhamento de arquivos. Além disso, ele possui integração com o Google Drive e o Dropbox.
4- Asana
Asana é uma plataforma de gestão de projetos que une algumas das funcionalidades mais utilizadas na gestão, como Kanban, criação e atribuição de tarefas, linha do tempo etc. O Asana é simples de usar e possui diferentes planos para a necessidade de cada empresa.
5- MS Project
O MS Project ajuda a organizar o projeto por meio do Gráfico de Gantt, e possui uma interface bem parecida com a do Excel. Portanto, ele pode ser familiar para quem já está acostumado a usar as planilhas da Microsoft. O software também possui vários planos pagos para atender às necessidades de diferentes empresas.
6- Podio
O Podio também é uma boa ferramenta de gestão de projetos, dessas que reúnem várias funcionalidades interessantes. Com ele, você pode organizar tarefas, responsáveis e prazos em um só lugar. Além disso, ele permite armazenar o histórico de projetos antigos para que possam ser utilizados como referência.
Também possui várias opções de planos que variam de preço conforme a quantidade de usuários.
7- Bitrix24
O Bitrix24 é, na verdade, uma ferramenta de gestão, e não serve apenas para gerenciar projetos. Ela possui recursos como telefonia, CRM, gestão de RH, videochamadas e gestão de projetos, claro.
Nesse último quesito, o software oferece ferramentas como Kanban, atribuição de estimativa de esforço por atividade, checklists, geração de relatórios, entre outras.
8- GanttProject
O Gantt Project funciona de forma um pouco diferente das outras ferramentas da lista. Isso porque ele não funciona na nuvem, ou seja, precisa ser instalado nos computadores da sua empresa. Além disso, trata-se de um software livre, portanto é totalmente gratuito.
Já o funcionamento da plataforma é no formato de Gráfico de Gantt, como o próprio nome já indica. Esse formato de gráfico ajuda a organizar prazos, esforço, ordenar tarefas etc.
9- Trello
O Trello, por sua vez, é uma plataforma focada em organização de atividades. Ele funciona no formato Kanban, e permite criar quadros, colunas e cartões personalizados. O Trello possui uma versão gratuita com limitações, mas que pode ser interessante para quem busca apenas organizar as atividades do dia a dia.
Como você pôde ver, há várias opções de ferramentas de gestão de projetos no mercado. Essa variedade pode dificultar a escolha, não é mesmo? Por isso, no tópico a seguir, vamos explicar quais critérios você deve levar em conta na hora de escolher o fornecedor para o seu negócio. Vamos conferir?
Quais funcionalidades um bom software de gestão de projetos precisa ter?
Ferramentas para organização
Uma funcionalidade indispensável para um software de gestão de projetos é oferecer ferramentas para organização. Como você vai trabalhar com diversos projetos simultâneos, é preciso haver um bom controle sobre o andamento das atividades de cada um deles.
Existem diversas ferramentas para auxiliar nesse sentido. Uma delas é o Kanban, metodologia ágil de gestão de projetos. Ela consiste em um quadro com cartões que representam as atividades. Esses cartões são posicionados em colunas que indicam seu status. Assim:
É possível criar quantas colunas e cartões você desejar. Isso ajuda a organizar os projetos e atividades de forma visual para toda a equipe.
Ferramentas para gerenciamento de tempo
Atrasos nunca são bem-vindos. Por isso, parte importante de gerenciar um projeto é garantir que seu cronograma siga dentro do planejado. Um bom software de gerenciamento de projetos deve conter ferramentas que auxiliem no controle do cronograma.
Um exemplo aqui seria o gráfico de Gantt, ferramenta para gerenciar as datas de início e término de cada atividade e observar a relação de dependência entre elas, como essa:
Além disso, alguns softwares também possuem um sistema de apontamento de horas dos colaboradores. Assim, o gestor fica sabendo quantas horas foram gastas por cada membro da equipe em cada atividade, quais atividades demandaram mais horas, e relacionar isso com o controle financeiro.
Ferramentas para gerenciamento da equipe
Você, com certeza, tem uma equipe que vai trabalhar com você nos seus projetos, afinal, é difícil realizar empreendimentos sem a ajuda de ninguém.
Para que você possa gerenciar melhor a sua equipe, um bom software de gerenciamento de projetos deve possuir um painel com informações sobre a equipe e as atividades desempenhadas por cada membro dela.
Ferramentas para comunicação
Parte imprescindível para que um projeto seja bem-sucedido é que haja comunicação. Às vezes, essa comunicação é dificultada porque os indivíduos envolvidos podem estar a distâncias muito longas ou ter horários de trabalho distintos.
Um software de gestão de projetos pode ajudar se ele oferecer ferramentas para comunicação entre a equipe, como chats, comentários nas atividades, a possibilidade de marcar outro usuário em uma tarefa, etc.
Funcionamento na nuvem
Para que não sejam necessárias instalação e manutenção de um software que ficaria hospedado no seu servidor, o ideal é que você utilize um que possua funcionamento na nuvem. Assim, ele pode ser acessado pelo navegador web de qualquer pessoa envolvida no projeto, em qualquer lugar, por qualquer device: seja um pc, tablet, smartphone, ou qualquer um que possua um browser de internet.
Quais os benefícios de usar ferramentas de gestão de projetos?
Otimização da comunicação
Um software de gestão de projetos ajuda na comunicação de todos os envolvidos no projeto, mesmo que eles estejam fisicamente separados dentro da empresa.
Como todos utilizarão o mesmo software, isso permite que todos estejam cientes, em tempo real, das atividades que estão sendo desempenhadas e dos detalhes sobre o andamento do projeto. Os envolvidos podem ter acesso aos prazos, processos, prioridades etc.
Maior controle
Utilizar um software de gestão de projetos significa maior controle sobre o projeto como um todo. Isso porque essas ferramentas possuem funções justamente com esse objetivo, como painéis e gráficos sobre o andamento do projeto, com análises avançadas e informações precisas.
Além disso, o gestor pode facilmente acompanhar as atividades de todos da equipe, sabendo quais atividades estão pendentes, quais estão em andamento, o responsável por cada uma etc. O controle financeiro também é otimizado, pois alguns softwares de gestão de projetos possuem ferramentas para gestão dos custos.
É claro que um projeto pode ser controlado por uma planilha, mas ela está sujeita a diversas limitações que vão desde coisas básicas, como não permitir dois acessos simultâneos, até problemas maiores, como falta de organização e funcionamento complexo.
Maior organização
Projetos grandes tendem a se tornar uma grande pilha de desorganização quando não são bem controlados. Um software de gestão de projetos impede que isso aconteça, pois ele possui ferramentas que ajudam a organizar as atividades dentro de um projeto ou trabalhar com vários projetos simultâneos.
E aí, conseguimos te ajudar? Lembre-se que implantar novas tecnologias pode envolver alguns desafios, como aprendizado e habituação da equipe. Então, deixamos como recomendação final este e-book sobre desafios de implementar novas tecnologias na Gestão de Projetos. Caso tenha ficado alguma dúvida, basta deixar nos comentários!
