Implementar uma Plataforma EAD na sua empresa, seja para iniciar uma Universidade Corporativa ou para fazer treinamentos comuns, pode ser um projeto complicado. Tanto a transição quanto a criação de conteúdo podem ser encaradas como projetos e, para te ajudar a gerenciá-los, nada melhor do que um software de gestão de projetos.

Como um software de gestão projetos pode ser útil?

Otimização da comunicação

Um software de gestão de projetos ajuda na comunicação de todos os envolvidos no projeto, mesmo que eles estejam fisicamente separados dentro da empresa.

Como todos utilizarão o mesmo software, isso permite que todos estejam cientes, em tempo real, das atividades que estão sendo desempenhadas e dos detalhes sobre o andamento do projeto. Os envolvidos podem ter acesso aos prazos, processos, prioridades, etc.

Maior controle

Utilizar um software de gestão de projetos significa maior controle sobre o projeto como um todo. Isso porque essas ferramentas possuem funções justamente com esse objetivo, como painéis e gráficos sobre o andamento do projeto, com análises avançadas e informações precisas.

Além disso, o gestor pode facilmente acompanhar as atividades de todos da equipe, sabendo quais atividades estão pendentes, quais estão em andamento, o responsável por cada uma, etc. O controle financeiro também é otimizado, pois alguns softwares de gestão de projetos possuem ferramentas para gestão dos custos.

É claro que um projeto pode ser controlado por uma planilha, mas ela está sujeita a diversas limitações que vão desde coisas básicas, como não permitir dois acessos simultâneos, até problemas maiores, como falta de organização e funcionamento complexo.

Maior organização

Projetos grandes tendem a se tornar uma grande pilha de desorganização quando não são bem controlados. Um software de gestão de projetos impede que isso aconteça, pois ele possui ferramentas que ajudam a organizar as atividades dentro de um projeto ou trabalhar com vários projetos simultâneos.

Quais funcionalidades um bom software de gestão de projetos precisa ter?

Ferramentas para organização

Uma funcionalidade indispensável para um software de gestão de projetos é oferecer ferramentas para organização. Como você vai trabalhar com diversos projetos simultâneos, é preciso haver um bom controle sobre o andamento das atividades de cada um deles.

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Existem diversas ferramentas para auxiliar nesse sentido. Uma delas é o Kanban, metodologia ágil de gestão de projetos. Ela consiste em um quadro com cartões que representam as atividades. Esses cartões são posicionados em colunas que indicam seu status. Assim:

Artia kanban

É possível criar quantas colunas e cartões você desejar. Isso ajuda a organizar os projetos e atividades de forma visual para toda a equipe.

Ferramentas para gerenciamento de tempo

Atrasos nunca são bem-vindos. Por isso, parte importante de gerenciar um projeto é garantir que seu cronograma siga dentro do planejado. Um bom software de gerenciamento de projetos deve conter ferramentas que auxiliem no controle do cronograma.

Um exemplo aqui seria o gráfico de Gantt, ferramenta para gerenciar as datas de início e término de cada atividade e observar a relação de dependência entre elas, como essa:

Cronograma Artia - Gráfico de Gantt

Além disso, alguns softwares também possuem um sistema de apontamento de horas dos colaboradores. Assim, o gestor fica sabendo quantas horas foram gastas por cada membro da equipe em cada atividade, quais atividades demandaram mais horas, e relacionar isso com o controle financeiro.

Ferramentas para gerenciamento da equipe

Você, com certeza, tem uma equipe que vai trabalhar com você nos seus projetos, afinal, é difícil realizar empreendimentos sem a ajuda de ninguém.

Para que você possa gerenciar melhor a sua equipe, um bom software de gerenciamento de projetos deve possuir um painel com informações sobre a equipe e as atividades desempenhadas por cada membro dela.

Ferramentas para comunicação

Parte imprescindível para que um projeto seja bem-sucedido é que haja comunicação. Às vezes, essa comunicação é dificultada porque os indivíduos envolvidos podem estar a distâncias muito longas ou ter horários de trabalho distintos.

Um software de gestão de projetos pode ajudar se ele oferecer ferramentas para comunicação entre a equipe, como chats, comentários nas atividades, a possibilidade de marcar outro usuário em uma tarefa, etc.

Funcionamento na nuvem

Para que não sejam necessárias instalação e manutenção de um software que ficaria hospedado no seu servidor, o ideal é que você utilize um que possua funcionamento na nuvem. Assim, ele pode ser acessado pelo navegador web de qualquer pessoa envolvida no projeto, em qualquer lugar, por qualquer device: seja um pc, tablet, smartphone, ou qualquer um que possua um browser de internet.

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Artia

Portfólio de projetos Artia

O Artia é uma das ferramentas de gestão de projetos mais completas do mercado. Ele possui Kanban, gráficos de Gantt, apontamento de horas dos colaboradores, controle de entregas, ferramentas para controle financeiro, e diversas outras funcionalidades.

Há uma versão gratuita com uma pequena limitação no número de participantes do projeto e no espaço de armazenamento, mas planos pagos estão disponíveis para contemplar a necessidade de negócios maiores.  Faça já um teste gratuito do Artia!

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