Imagine que chegou um novo colaborador na sua empresa. Em pouco tempo, ele já sabe o nome de todo mundo, segue bem as rotinas da empresa e já começou a desempenhar sua função com qualidade e autonomia.

Esse é o sonho de todo recrutador de RH, não é mesmo? E se te dissermos, que ele é possível? Por meio de um bom programa de integração, você consegue aumentar as chances de ter colaboradores engajados com a empresa e capacitados para atuar em suas funções.

Nesse post, vamos te ensinar a fazer isso com um passo a passo simples, além de contar como liderança e gestão contribuem nesse processo. Vamos lá?

• O que é o programa de integração?
• Importância do programa de integração
• Etapas do programa de integração
• O papel do Rh na integração
• O papel do líder no programa de integração
• Como fazer um programa de integração?

O que é o programa de integração?

Programa de integração é um processo de introdução do novo colaborador à empresa, o qual busca fazê-lo se sentir acolhido e preparado para iniciar seu trabalho na organização. É nesse momento que o colaborador é apresentado à história e cultura da empresa, além de interagir com seus colegas de setor.

Ficou mais claro? A princípio a integração pode parecer algo simples e bem óbvio, mas é uma das etapas que mais influência na experiência dos colaboradores e no desempenho deles. Confira por quê:

Importância do programa de integração

Melhora a experiência do colaborador

A employee experience é a percepção do colaborador sobre todo o período que passou na empresa, desde o recrutamento até sua saída. Ela indica como a pessoa se sente no ambiente de trabalho, seu nível de engajamento e sua opinião sobre a organização como um lugar bom ou ruim para se trabalhar.

A integração tem o poder de impactar positivamente nessa experiência, pois é momento em que a pessoa vai ser acolhida e apresentada a tudo na empresa.

Traz resultados mais rápidos

Uma das etapas do programa de integração é o ensino das atividades que o colaborador vai desempenhar na empresa. Esse período de instrução, se for bem-feito, diminui a quantidade de dúvidas da pessoa e agiliza a entrega de resultados.

Ou seja, em pouco tempo você pode ter um colaborador desempenhando suas funções com qualidade e autonomia.

Gera pertencimento

O onboarding é esse momento de recepção que vai explicar tudo sobre a organização, e inserir o colaborador nas atividades.

Com certeza, no fim do dia ele já vai estar se sentindo parte da empresa e da sua equipe. Dessa forma fica muito mais fácil “vestir a camisa da empresa” e se engajar com os propósitos da organização.

Aumenta o engajamento da pessoa

Na mesma linha do tópico anterior, se você conseguir fornecer ao colaborador uma boa experiência na integração, vai conseguir engajá-lo emocionalmente com os objetivos do negócio, a cultura organizacional e os colegas de trabalho.

O colaborador vai estar muito motivado a dar o seu melhor e contribuir para o sucesso da empresa.

Diminui a rotatividade

Como resultado de todos esses benefícios, o resultado mais óbvio é que a pessoa vai ter o desejo de permanecer na empresa e crescer na carreira ali dentro. Isso aumenta a retenção de talentos e diminui a rotatividade de pessoas.

Etapas do programa de integração

O onboarding, ou programa de integração, tem geralmente 4 etapas.

• Recepção
• Apresentação
• Ensino
• Avaliação

A recepção é a etapa do primeiro acolhimento do novo colaborador, na qual ele é recebido com mensagens de boas-vindas, brindes. Em seguida, a apresentação é o momento em que a pessoa vai ser apresentada a toda a estrutura da empresa, cultura, valores e colaboradores.

Depois, vem a fase de ensino, na qual o colaborador é recebido pela sua equipe de trabalho e é ensinado a desempenhar sua função. E, por último, temos a etapa de avaliação, na qual a pessoa vai ser avaliada em relação ao que aprendeu no onboarding e também vai avaliar a integração, como um todo.

Para uma integração ser efetiva, ela precisa passar por essas 4 etapas, e acima de tudo precisa de que a gestão de pessoas e a liderança atuem como parceiras no processo. Descubra como cada um desses setores contribui no programa de integração:

O papel do RH na integração

A gestão de pessoas é necessária nas primeiras duas etapas da integração, durante o processo de recepção do colaborador e apresentação geral da empresa.

É função do RH:

• Apresentar missão, visão e valores;
• Apresentar cultura organizacional;
• Fornecer os documentos e informações necessárias (culture code, jnf);
• Apresentar colaboradores notáveis (CEO e alta liderança);
• Recepcionar o colaborador;
• Fornecer os equipamentos necessários;
• Verificar documentação.

O papel do líder no programa de integração

Embora possa estar presente em todo o onboarding , o líder se encaixa mais nas duas etapas finais da integração: quando o colaborador vai ser inserido em sua equipe de trabalho e ensinado a exercer suas atividades.

É função do líder:

• Apresentar os colegas de trabalho;
• Apresentar rotina e atividades do time/setor;
• Ensinar os processos;
• Tirar dúvidas;
• Fazer mediação entre o colaborador e a empresa;
• Avaliar o desempenho do colaborador.

Assim, depois de o profissional ter sido integrado a sua equipe, o líder é que fica responsável pelo desenvolvimento dele na organização.

Por isso, podemos desenhar esse esquema:

Então, vamos lá. A seguir, vamos te ensinar a realizar um programa de integração completo e eficaz. Sabemos que às vezes não é possível realizar todas essas etapas devidamente, mas vamos te dar um modelo para se inspirar.

Como fazer um programa de integração?

1) Recepção

O objetivo nessa etapa é de acolher o colaborador e recepcioná-lo com uma boa primeira impressão.

Imagine duas pessoas antes do primeiro dia de trabalho: uma recebeu um kit de boas-vindas e uma mensagem amistosa assinada pelo CEO da empresa, e a outra só recebeu um e-mail do RH com informações de como chegar ao escritório.

Quem você acha que ficou mais engajado para começar o trabalho? Com certeza o primeiro, né!

Por isso, busque maneiras de acolher o colaborador, mesmo à distância, com mimos e informações úteis.

Itens recomendados:

• • Envio de kit e mensagem de boas-vindas;
  • Disponibilização de materiais de engajamento, como culture code;
  • Convite para conhecer o escritório.

No vídeo abaixo deixamos algumas ideias de itens para adicionar no kit de boas-vindas do seu colaborador.

2) Apresentação

Fonte: Entrevistamento

Quem nunca se sentiu assim, né? O novo profissional com certeza vai se sentir perdido se não tiver uma boa orientação no seu primeiro dia. Nesse sentido, é função do rh ajudá-lo nessa etapa, ensinando tudo o que ele precisa saber para se virar no dia a dia de trabalho.

Para isso, ele precisa saber muito mais do que falar de missão e valores, a etapa de apresentação da empresa envolve comunicar ao colaborador todos os aspectos que compõem a organização e continuar o acolhendo.

Itens essenciais:

• Fazer um tour pelo escritório (se houver presencial);
• Introdução aos profissionais notáveis (liderança dos setores, direção da empresa);
• Apresentar valores e cultura organizacionais;
• Entrega de equipamentos e ferramentas essenciais para o trabalho.

3) Ensino

Podemos prever que, se um colaborador foi contratado pela empresa, então é porque ele já tem as competências necessárias para desempenhar a função e você não precisa treiná-lo, certo? Errado!

Obviamente que o profissional possui o perfil adequado para aquele cargo, porém ainda é preciso ensiná-lo a trabalhar de acordo com os moldes específicos da empresa.

Se essa etapa for bem desempenhada, aumentam as chances de a pessoa entregar bons resultados em um tempo curto.

Itens fundamentais:

• Apresentação da equipe;
• Realização de treinamento e capacitação para desempenho da função.

4) Avaliação

Esta é a última etapa do programa de integração, na qual o líder se encarrega de acompanhar o colaborador e mantê-lo em constante aprendizado.

É através desse acompanhamento de desempenho que o colaborador vai se tornando maduro em suas atividades e consegue trabalhar com autonomia, que é o objetivo final da integração.

Itens indispensáveis:

• Avaliação e acompanhamento do desempenho do colaborador;
• Feedback do programa de integração;
• Acompanhamento da adaptação do profissional e garantia que as dúvidas sejam esclarecidas.

O programa de integração não é um processo lá muito complicado, mas como já dissemos, precisa ser bem-feito para garantir os melhores resultados.

Você consegue isso com muita organização para não esquecer de executar nenhum item da integração, além de ter na ponta do lápis quais vão ser os custos totais desse programa.

Para que você não se perca no processo, nós sugerimos que você baixe o nosso kit para estruturação de programa de integração.

Nele, você vai encontrar uma checklist dos itens indispensáveis, uma calculadora dos custos da integração e, como bônus, uma videoaula que te ajuda a realizar o programa da melhor maneira! Para baixar, é só clicar no link abaixo e fazer o download gratuitamente!