A gestão de competências é muito importante para empresas que pretendem se certificar na Norma ISO 9001, de Gestão da Qualidade.

Acompanhe nosso texto para saber como!

Gestão de Competências e a Norma ISO 9001

Competências são conjuntos de conhecimentos, atitudes e habilidades que uma pessoa precisa ter para exercer determinada função dentro da organização. Por isso, estruturar cargos e as funções que serão desempenhadas por cada cada um, permite conhecer quais atributos e qualificações uma pessoa não pode deixar de ter para conseguir contribuir com a empresa.

No entanto, nesse processo de estruturação de cargos e funções, algumas dúvidas podem surgir: como definir competências para a organização? Como evidenciar esse requisito da Norma ISO 9001?

Para responder essas perguntas, começamos observando o que a própria Norma diz:

“7.2 Competência

A organização deve:

1. determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;

2. assegurar que essas pessoas sejam competentes, com base em educação, treinamento ou experiência apropriados;

3. onde aplicável, tomar ações para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das ações tomadas;

4. reter informação documentada, apropriada como evidência de competência.”

Primeiro, é preciso levar em conta dois pontos: cabe somente à própria empresa determinar quais competências serão necessárias para as funções desempenhadas em cada cargo (de acordo com a sua pertinência para o Sistema de Gestão da Qualidade), e estas informações devem estar documentadas e disponíveis para consulta.

A Norma sugere que a empresa deve definir que uma pessoa, para ocupar seu cargo de interesse, precisa apresentar, obrigatoriamente, qualificação para pelo menos uma das competências a seguir: educação, treinamento ou experiência. E fica à cargo da empresa exigir do candidato mais de uma dessas competências.

Portanto, uma boa forma para atender ao item é criando a descrição dos cargos e listando as competências pertinentes para cada um, seja numa planilha do Excel, num documento do word ou num software para gestão de competências.

Entendendo as competências com base em: educação, treinamento e experiência

Educação

As competências na educação se referem aos cursos que o colaborador realizou que serão necessários para que ele preencha o cargo.

Por exemplo, se para exercer a função de analista de Recursos Humanos, você definir que o requisito mínimo exigido para o cargo é Ensino Superior completo em administração, mesmo que o candidato tenha experiência na área, ele não poderá exercer a função se não possuir a graduação exigida.

Uma forma de comprovar que o colaborador tem essa competência é pela retenção de cópias de certificados e diplomas.

Treinamento

Nem sempre a formação de um profissional é suficiente para que ele esteja apto a exercer as funções designadas ao cargo em que está, por isso, a empresa pode optar por solicitar a realização de treinamentos.

Treinamentos podem ser desenvolvidos por meio de um programa interno ou externo, ambos são eficazes para desenvolver a capacidade de exercer novas funções ao colaborador, preenchendo lacunas de conhecimento necessárias.

A evidência de um treinamento também se dá pela posse de cópias de certificados.

Experiência

A experiência é desenvolvida a partir do trabalho já exercido anteriormente pelo colaborador. Por exemplo: um profissional que já trabalhou como técnico em edificações em outra empresa e deseja exercer a mesma função na sua, deverá ter os anos de trabalho prestados levados em consideração

Caso você avalie que apenas a experiência não é suficiente para a qualificação do profissional, você pode definir que, para exercê-la, é preciso não só experiência, mas experiência e educação, ou, experiência e treinamento, ou ainda, os três requisitos.

Para evidenciar a experiência profissional de um colaborador, pode-se reter cópias de sua carteira de trabalho, uma carta de recomendação de empresas para as quais trabalhou anteriormente, ou até mesmo que um profissional superior o avalie e ateste sua experiência.

Avaliação de eficácia

Não basta apenas estruturar cargos e ações para que a gestão de competências da empresa funcione bem. Para cada ação, conforme diz a ISO 9001, é preciso avaliar a eficácia.
Sendo assim, é necessário acompanhar o desempenho dos colaboradores, e analisar sua eficácia para saber quais ações devem ser mantidas e quais devem ser melhoradas. Uma boa forma de fazer esse acompanhamento é por meio de indicadores.

E não esqueça, uma evidência só é válida se for documentada!

Por isso, documente tudo: a estruturação dos cargos e sua listagem, conforme sugerido no início deste texto, a comprovação das competências de cada colaborador e mantenha as informações atualizadas. Assim, terá tudo em mãos no momento da auditoria, além de possuir a gestão de competências bem estruturada e eficaz, que, afinal de contas, é o mais importante, não é?

Post produzido pela equipe da Qualyteam.

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