A gestão de competências é muito importante para empresas que pretendem se certificar na Norma ISO 9001, de Gestão da Qualidade.
Acompanhe nosso texto para saber como!
Gestão de Competências e a Norma ISO 9001
Competências são conjuntos de conhecimentos, atitudes e habilidades que uma pessoa precisa ter para exercer determinada função dentro da organização. Por isso, estruturar cargos e as funções que serão desempenhadas por cada cada um, permite conhecer quais atributos e qualificações uma pessoa não pode deixar de ter para conseguir contribuir com a empresa.
No entanto, nesse processo de estruturação de cargos e funções, algumas dúvidas podem surgir: como definir competências para a organização? Como evidenciar esse requisito da Norma ISO 9001?
Para responder essas perguntas, começamos observando o que a própria Norma diz:
“7.2 Competência
A organização deve:
1. determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
2. assegurar que essas pessoas sejam competentes, com base em educação, treinamento ou experiência apropriados;
3. onde aplicável, tomar ações para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das ações tomadas;
4. reter informação documentada, apropriada como evidência de competência.”
Primeiro, é preciso levar em conta dois pontos: cabe somente à própria empresa determinar quais competências serão necessárias para as funções desempenhadas em cada cargo (de acordo com a sua pertinência para o Sistema de Gestão da Qualidade), e estas informações devem estar documentadas e disponíveis para consulta.
A Norma sugere que a empresa deve definir que uma pessoa, para ocupar seu cargo de interesse, precisa apresentar, obrigatoriamente, qualificação para pelo menos uma das competências a seguir: educação, treinamento ou experiência. E fica à cargo da empresa exigir do candidato mais de uma dessas competências.
Portanto, uma boa forma para atender ao item é criando a descrição dos cargos e listando as competências pertinentes para cada um, seja numa planilha do Excel, num documento do word ou num software para gestão de competências.
Entendendo as competências com base em: educação, treinamento e experiência
Educação
As competências na educação se referem aos cursos que o colaborador realizou que serão necessários para que ele preencha o cargo.
Por exemplo, se para exercer a função de analista de Recursos Humanos, você definir que o requisito mínimo exigido para o cargo é Ensino Superior completo em administração, mesmo que o candidato tenha experiência na área, ele não poderá exercer a função se não possuir a graduação exigida.
Uma forma de comprovar que o colaborador tem essa competência é pela retenção de cópias de certificados e diplomas.
Treinamento
Nem sempre a formação de um profissional é suficiente para que ele esteja apto a exercer as funções designadas ao cargo em que está, por isso, a empresa pode optar por solicitar a realização de treinamentos.
Treinamentos podem ser desenvolvidos por meio de um programa interno ou externo, ambos são eficazes para desenvolver a capacidade de exercer novas funções ao colaborador, preenchendo lacunas de conhecimento necessárias.
A evidência de um treinamento também se dá pela posse de cópias de certificados.
Experiência
A experiência é desenvolvida a partir do trabalho já exercido anteriormente pelo colaborador. Por exemplo: um profissional que já trabalhou como técnico em edificações em outra empresa e deseja exercer a mesma função na sua, deverá ter os anos de trabalho prestados levados em consideração
Caso você avalie que apenas a experiência não é suficiente para a qualificação do profissional, você pode definir que, para exercê-la, é preciso não só experiência, mas experiência e educação, ou, experiência e treinamento, ou ainda, os três requisitos.
Para evidenciar a experiência profissional de um colaborador, pode-se reter cópias de sua carteira de trabalho, uma carta de recomendação de empresas para as quais trabalhou anteriormente, ou até mesmo que um profissional superior o avalie e ateste sua experiência.
Avaliação de eficácia
Não basta apenas estruturar cargos e ações para que a gestão de competências da empresa funcione bem. Para cada ação, conforme diz a ISO 9001, é preciso avaliar a eficácia.
Sendo assim, é necessário acompanhar o desempenho dos colaboradores, e analisar sua eficácia para saber quais ações devem ser mantidas e quais devem ser melhoradas. Uma boa forma de fazer esse acompanhamento é por meio de indicadores.


E não esqueça, uma evidência só é válida se for documentada!
Por isso, documente tudo: a estruturação dos cargos e sua listagem, conforme sugerido no início deste texto, a comprovação das competências de cada colaborador e mantenha as informações atualizadas. Assim, terá tudo em mãos no momento da auditoria, além de possuir a gestão de competências bem estruturada e eficaz, que, afinal de contas, é o mais importante, não é?
Post produzido pela equipe da Qualyteam.


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